Lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào? Mẫu kế hoạch chi tiết
Kế hoạch tổ chức sự kiện là yếu tố “vàng” giúp sự kiện suôn sẻ, thành công và đạt được những mục tiêu, mục đích như mong muốn. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thì những chia sẻ bên dưới chắc chắn sẽ giúp được cho bạn đấy!
1. Xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện
Việc xác định mục tiêu, mục đích của sự kiện là một bước cực kỳ quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi mục tiêu được xác định thì bạn mới có thể thực hiện việc xây dựng ý tưởng, chủ đề, kịch bản chương trình. Muốn xác định chính xác mục tiêu sự kiện thì điều cần làm đó là tự đặt ra những câu hỏi sao cho sát vấn đề nhất chẳng hạn như:
- Vì sao bạn lại muốn tổ chức sự kiện này?
- Sự kiện bạn đang chuẩn bị thuộc loại hình nào ra mắt sản phẩm, kỷ niệm thành lập hay tri ân khách hàng?
- Sự kiện được tổ chức hướng đến đối tượng khách hàng nào?
- Bạn mong muốn khách tham dự sự kiện nhận được điều gì?
Khi đã xác định chính xác được mục tiêu và mục đích đạt được sau khi sự kiện kết thúc thì sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong việc xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu và đến gần hơn với khách hàng.
2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm rõ ràng và thời gian chính xác là hai yếu tố không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Điều bạn cần làm là tìm một vài thời điểm có thể thích hợp cho việc tổ chức sự kiện.
Tiếp theo là tìm các địa điểm tổ chức và liên hệ ngay với đơn vị cung cấp địa điểm để biết chính xác là ngày bạn muốn tổ chức sự kiện thì địa điểm có còn trống hay không. Đồng thời, còn biết được các dịch vụ cũng như giá mà bên đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện đưa ra có đáp ứng được yêu cầu của bạn không. Thông qua quá trình phân tích và đánh giá bạn sẽ ấn định được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện như mong đợi.
3. Xây dựng thông điệp và lên ý tưởng cho thông điệp
Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là mấu chốt để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Mỗi sự kiện được tổ chức đều mang thông điệp riêng mà ban tổ chức muốn gửi đến các khách hàng của mình.
Nội dung mà bạn muốn giới thiệu ở buổi lễ chính là thông điệp của sự kiện. Thông điệp càng ý nghĩa, sâu sắc sẽ càng tạo được điểm nhấn ấn tượng cho sự kiện và có được sự hài lòng từ khách hàng. Vậy thế nào là một thông điệp sự kiện đạt chuẩn?
Thông điệp không được dài dòng, lan man mà cần phải ngắn gọn, súc tích, ý nghĩa đảm bảo vẫn chứa đầy đủ thông tin muốn truyền tải, khiến khách tham dự có thể hiểu được hết tất cả những mong muốn, mục tiêu mà người tổ chức hướng đến. Đây là yếu tố tiên quyết mà ở bất cứ sự kiện nào cũng cần đảm bảo.
4. Xây dựng kịch bản – timeline chương trình
Kịch bản tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng nhất giúp thu hút khách mời và để lại ấn tượng trong lòng họ. Vậy kịch bản tổ chức sự kiện gồm có những phần nào? Mời bạn tham khảo mẫu kịch bản kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện dưới đây:
Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện sẽ có 3 phần:
- Kịch bản tổng quát: Là những nội dung chính mà muốn có trong sự kiện và từng phần sẽ có timeline cụ thể
- Kịch bản MC dẫn chương trình: Trau chuốt câu từ một cách chi tiết, cẩn thận nhất tránh được các từ nhạy cảm, các từ lóng, các từ mang tính học thuật giúp MC có thể tự tin nói, súc tích, dẫn dắt chương trình một cách suôn sẻ nhất và truyền tải đầy đủ nội dung cũng như thông điệp của sự kiện. Việc lựa chọn một MC có kinh nghiệm, có lối dẫn dắt lôi cuốn, nhanh nhạy ứng biến xử lý các vấn đề phát sinh là điều cần thiết để giúp truyền tải đến khán giả một cách tốt nhất và làm nên sự thành công của sự kiện.
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng và trình chiếu: Dành cho đội ngũ kỹ thuật để họ có thể thực hiện, giám sát hệ thống thiết bị diễn ra đúng theo kế hoạch và có thể xử lý kịp thời nếu có sự cố bất ngờ xảy ra.
6. Xác định chi tiết hạng mục nguồn lực sử dụng
Liệt kê các hạng mục sử dụng trong sự kiện là một trong những bước không thể thiếu trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện và đây cũng là cơn ác mộng đối với những ai chưa từng có kinh nghiệm. Bởi một sự kiện là một tổ hợp rộng lớn bao gồm rất nhiều thứ:
- Nhân sự sự kiện: Sẽ bao gồm người dẫn chương trình (MC), nhân sự biểu diễn (ca sĩ, vũ đoàn, nhóm múa), nhân sự đón tiếp khách tham dự (PG), nhân sự hậu cần, nhân sự kỹ thuật…
- Thiết bị sự kiện: Máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng, cổng hơi, nhà giàn, lều bạt, bàn ghế, bục phát biểu, bộ cắt băng khai trương,…Tất cả phải có số lượng, công suất cụ thể.
- Vật dụng sự kiện: Bút, biển tên, tài liệu, giấy,…Cần phải có số lượng cụ thể chi tiết.
- Dịch vụ sự kiện: Ngân sách/ suất ăn, di chuyển bằng phương tiện nào? Tiệc ăn uống trên bàn tròn hay buffet, phòng nghỉ (tiêu chuẩn phòng ra sao? Mấy người/ 1 phòng?),….
Như vậy, lên kế hoạch tổ chức sự kiện khá phức tạp và không phải là công việc của một người mà của cả một đội ngũ. Cách biến ác mộng này bớt đáng sợ hơn đó là có sự kết hợp của nhiều người và mỗi người sẽ đảm nhận một trọng trách nhất định.
Một cách đơn giản mà hiệu quả cao hơn mà bạn có thể sử dụng đó là thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đơn vị sẽ tư vấn, hỗ trợ, lên ý tưởng, xây dựng bản kế hoạch tổ chức event thật chi tiết, chỉn chu và cam kết truyền tải tốt mục đích và thông điệp của sự kiện đến với khách tham dự.
7. Thiết kế ấn phẩm – hình ảnh cho sự kiện
Hình ảnh đẹp, chỉn chu sẽ tạo được ấn tượng tốt đẹp đối với khách tham dự. Do đó, việc thiết kế hình ảnh và các ấn phẩm thật chuyên nghiệp, đẹp mắt sẽ góp phần giúp sự kiện của bạn thành công hơn. Thiết kế hình ảnh sẽ gồm việc thiết kế 2D và 3D cho sân khấu sự kiện, địa điểm tổ chức chính, cổng trào, booth quảng cáo, không gian chức năng,…
Toàn bộ những ấn phẩm cần được thiết kế đều được dựa trên ý tưởng chủ đạo cũng như concept chủ đề của sự kiện. Các ấn phẩm mà sự kiện cần có như: Thiệp mời, banner, backdrop, bandroll, standee, voucher, tờ rơi tờ gấp, quạt, cờ, mũ, áo, phiếu bốc thăm trúng thưởng,…
8. Lên kế hoạch truyền thông sự kiện
Hoạt động truyền thông cho sự kiện sẽ là cách hiệu quả giúp các doanh nghiệp, công ty thông báo đến các đối tác, khách mời về việc tổ chức sự kiện.
Bên cạnh đó, hoạt động này cũng giúp thu hút được sự quan tâm của các khách hàng mục tiêu với sự kiện của bạn. Bạn cần xác định đầy đủ thông tin về sự kiện để lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện phù hợp bởi tính chất mỗi loại hình sự kiện sẽ có sự khác nhau.
9. Lập bảng phân công chi tiết công việc
Mỗi sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thành công đó là cả một sự cố gắng phía sau hậu trường của cả ekip chuyên nghiệp từ nhân viên kỹ thuật, nhân viên thiết kế, nhân viên hậu cần, nhân viên kế toán,…
Nhưng nếu không phải người có kinh nghiệm và trong nghề thì bạn sẽ gặp một chút khó khăn trong việc phân chia công việc chi tiết. Bởi trên thực tế, không phải nhân sự nào cũng có đủ chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn hàng tốt công việc được giao. Ngoài ra, nếu không có người giám sát, quản lý, đốc thúc thường xuyên thì họ còn có thể lơ là, không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện từ Vietlink Event dưới đây:
Vì thế, bạn cần phải có bản mô tả công việc chi tiết và thời gian cụ thể khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công công việc hợp lý. Đồng thời, yêu cầu tất cả các nhân sự được giao nhiệm vụ phải thực hiện công việc thật nghiêm túc và hoàn thành đúng thời hạn theo yêu cầu.
Bạn phải luôn chủ động kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc trong quá trình thực hiện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, muốn tránh được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện bạn cần có bạn checklist công việc rõ ràng để thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát, quản lý.
10. Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra bất ngờ bất cứ khi nào và ở bất cứ phần việc nào trong quá trình tổ chức sự kiện. Một số rủi ro thường gặp đó là: khách mời đến trễ, cúp điện, thời tiết thay đổi, thiết bị hư hỏng,…Do đó, trong kế hoạch luôn phải có phương án dự trù nhằm hạn chế tối đa rủi ro và cần phải quan sát kỹ lượng nhanh nhạy, kịp thời xử lý rủi ro một cách hiệu quả nhất để không làm ảnh hưởng đến chương trình.
11. Xây dựng tiêu chí đánh giá nhằm đo lường hiệu quả
Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả của sự kiện dựa trên mục đích tổ chức ban đầu. Mục đích đó có thể là ký kết hợp đồng, tiếp cận khách hàng mục tiêu, giới thiệu sản phẩm, quảng bá hình ảnh, tăng doanh số, truyền thông thương hiệu,…
Nếu các tiêu chí chưa đạt thì bạn cần phải biết được nguyên nhân thực sự là do đâu? Do kế hoạch truyền thông hay công tác tổ chức, hoặc do nguyên nhân nào khác? Khi đạt được hiệu quả thì có cách nào giúp tăng hiệu quả hơn hay không? Thông qua việc cùng lúc phân tích, đánh giá sẽ giúp bạn đúc kết được những kinh nghiệm quý giá giúp các sự kiện tổ chức lần sau sẽ tốt hơn.
12. Dự trù ngân sách triển khai
Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể dự trù ngân sách ngay từ ban đầu. Tức là thay vì hoàn thành xong kế hoạch mới dự trù ngân sách thì bạn có thể dựa trên ngân sách để lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Khi dự trù ngân sách trước thì bạn sẽ chẳng phải lo rằng sự kiện được tổ chức sẽ vượt quá ngân sách cho phép hoặc có vượt cũng không đáng kể.
Ngược lại nếu bạn lên kế hoạch trước thì bạn sẽ không phải lo lắng cắt khoản này, bỏ hạng mục kia. Bạn sẽ được thoải mái lập kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất để tốt cho sự kiện. Cách lập kế hoạch này sẽ thích hợp với dự án, sự kiện yêu cầu về chất lượng và ngân sách không bị hạn chế.
Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn biết cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu cần tới sự giúp đỡ, đừng ngại ngần mà liên hệ với chúng tôi để có được bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất!
Bài viết Lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào? Mẫu kế hoạch chi tiết đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Vietlink Event.
source https://vietlinkevent.vn/lap-ke-hoach-to-chuc-su-kien/
Nhận xét
Đăng nhận xét