Tổng hợp các mẫu thư mời sự kiện ấn tượng chuyên nghiệp
Gửi thư mời tham dự sự kiện là cách để ban tổ chức thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Không chỉ vậy, thư mời tham dự sự kiện còn cho thấy sự sang trọng và chuyên nghiệp của sự kiện. Bạn cần mẫu thư mời tham dự sự kiện và muốn biết cách viết thư mời tham dự sự kiện đầy đủ và hấp dẫn nhất? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư mời sự kiện chuẩn chỉ với 5 bước đơn giản.
1. Thư mời tham dự sự kiện là gì?
Thư mời tham dự sự kiện là văn bản được gửi đến các cá nhân, tổ chức nhằm mục đích thông báo và mời họ đến tham dự sự kiện. Về cơ bản, một thư mời sự kiện sẽ có thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện, thông tin cá nhân/ thông tin tổ chức được mời. Ngoài ra, thư mời sự kiện có thể đính kèm thêm quy định dress code, sơ đồ chỗ ngồi, bản đồ hướng dẫn, timeline chương trình,…
Thư mời sự kiện thường sẽ được thiết kế sang trọng, hiện đại. Chủ đề thiết kế thư mời cần đồng nhất với chủ đề của sự kiện để tạo được ấn tượng với khách mời và hỗ trợ truyền thông cho sự kiện.
2. Hướng dẫn viết nội dung thư mời tham dự sự kiện
Thư mời sự kiện có thể gửi tận tay hoặc qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội. Dù là gửi bằng hình thức nào, bạn cũng cần xác định được hình thức và nội dung của thư mời. Thư mời sự kiện càng sang trọng, đầy đủ càng thể hiện được sự chuyên nghiệp của ban tổ chức sự kiện.
Đối với những mẫu thư mời tham dự sự kiện cần phải có đầy đủ các nội dung như sau:
- Tên cá nhân, tổ chức, công ty tổ chức sự kiện.
- Tên, chức vụ, công ty của người được mời.
- Mục đích thư mời.
- Thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện.
- Timeline chương trình.
- Lời cảm ơn.
- Chữ ký người đại diện, dấu giáp lai.
Để trình bày thư mời tham dự sự kiện đầy đủ và chuyên nghiệp nhất, bạn nên tham khảo những bước dưới đây:
2.1. Xác định nội dung của thư mời
Đối với thư mời tham gia sự kiện, nội dung chính của thư mời thường bao gồm: chủ đề, địa điểm, thời gian diễn ra,… Bạn cần thể hiện các thông tin ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ và người nhận sẽ có thể nắm rõ được mục đích của sự kiện.
2.2. Xác định đối tượng khách mời
Tùy vào tính chất và quy mô của từng sự kiện mà đối tượng khách mời cũng sẽ khác nhau. Nếu sự kiện mang tính cá nhân, quy mô nhỏ nên khách mời sẽ ít hơn chủ yếu là người thân trong gia đình, bạn bè,… Đối với sự kiện của công ty, doanh nghiệp, quy mô sẽ thường được mở rộng như khách hàng thân thiết, đối tác, người liên quan,…
Bạn cần lên danh sách khách mời đầy đủ theo số lượng dự tính để tránh bỏ sót khách mời nào. Bên cạnh tên khách mời bạn hãy thêm chức danh và đơn vị công tác để tiện khi viết thư mời sự kiện.
2.3. Thiết kế thư mời
Thiết kế thiệp mời tham dự sự kiện nên đồng bộ với concept của chương trình. Như vậy bạn sẽ tạo được sự chuyên nghiệp và ấn tượng hơn trong mắt khách mời. Bạn hãy chèn logo công ty tổ chức sự kiện, bên dưới có thể là logo của các nhãn hàng tài trợ, đối tác,…
Khi thiết kế thư mời, bạn nên làm 2 mẫu cho cả thư mời gửi tay và thư gửi online. Như vậy, đối với những khách mời không thể gửi tận tay bạn vẫn có thể gửi online cho khách hàng. Bạn nên chuẩn bị khoảng 2 – 3 kiểu dáng thiết kế để chọn ra kiểu phù hợp nhất. Lưu ý, đối với thiết kế thư mời gửi tay, bạn cần đảm bảo về kích thước và màu sắc tránh khi in ấn xảy ra lỗi gây mất thời gian.
2.4. Chọn phương thức gửi thư mời phù hợp
Phương thức gửi thư tận tay khách mời sẽ được ưu tiên hơn vì khách mời sẽ cảm nhận được sự tôn trọng từ ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, đối với những khách mời không thể gửi tận tay, bạn có thể gửi qua các kênh mạng xã hội online như: email, facebook, zalo,… Khi gửi thư mời, hãy kèm theo vài dòng tin nhắn thể hiện sự chân thành mong muốn khách mời sẽ góp mặt tại sự kiện.
Do đó, khi lên danh sách khách mời, bạn cũng cần quan tâm khách mời nào sẽ phù hợp với phương thức gửi thư nào. Như vậy, bạn sẽ đảm bảo được các thư mời sẽ đến tận tay khách mời.
2.5. Kiểm tra lại thư mời
Đây là bước cuối cùng trong kế hoạch gửi thư mời tham gia sự kiện. Bạn cần kiểm tra một lần nữa xem có bỏ sót thông tin nào không, có mời thiếu khách nào không. Nếu có, bạn cần bổ sung và điều chỉnh nhanh chóng.
3. Các mẫu thư mời tham dự sự kiện
3.1. Thư mời sự kiện khai trương
Đối với thư mời khai trương thường có thiết kế mang đậm chất thương hiệu, đơn giản, sang trọng. Các thông tin trong thư mời khai trương rất ngắn gọn bao gồm thông tin cơ bản của sự kiện, timeline chương trình và thông tin khách mời. Nếu thư mời có khoảng trống, bạn có thể chèn các hình ảnh thương hiệu, ưu đãi khai trương,…
3.2. Thư mời sự kiện tri ân khách hàng
Sự kiện tri ân khách hàng nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến khách hàng đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của công ty. Thư mời sự kiện tri ân khách hàng cần đảm bảo nội dung đầy đủ, chân thành và thông tin khách mời cần phải chính xác.
Đối với sự kiện tri ân nếu bạn để thông tin sai thì khách mời sẽ đánh giá doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp và không thực sự quan tâm đến khách hàng. Bạn có thể thiết kế thêm sơ đồ chỗ ngồi và bản đồ hướng dẫn di chuyển đến địa điểm diễn ra sự kiện trong thiệp mời tham dự sự kiện có tính chất tri ân.
3.3. Thư mời tham dự hội nghị khách hàng, hội thảo
Thư mời tham dự hội thảo cần thiết kế đơn giản, nghiêm túc, phù hợp với tính chất của sự kiện. Thư mời hội thảo cần có thông tin của hội thảo, timeline chương trình, thông tin khách mời,…
3.4. Thư mời tham dự tiệc Gala Dinner
Thư mời tiệc Gala Dinner cần thể hiện được sự trang trọng, hoành tráng của sự kiện. Trên thư mời có các thông tin về đơn vị tổ chức, timeline chương trình, thông tin khách mời,…
3.5. Thư mời tiệc sinh nhật
Thư mời tiệc sinh nhật có thể là của cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, thư mời tham dự sự kiện kiện này cần mang đậm màu sắc của cá nhân hoặc tổ chức đó. Thư mời cũng cần phải có đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến sự kiện.
Trên đây là một số thông tin và hướng dẫn chi tiết về cách thiết kế thư mời tham dự sự kiện. Nếu bạn vẫn chưa chọn được phong cách và nội dung cho thư mời của mình hãy liên hệ ngay với Vietlink Event. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn miễn phí cho bạn cách thiết kế thư mời phù hợp.
Bài viết Tổng hợp các mẫu thư mời sự kiện ấn tượng chuyên nghiệp đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Vietlink Event.
source https://vietlinkevent.vn/mau-thu-moi-tham-du-su-kien/
Nhận xét
Đăng nhận xét