8 bước tổ chức sự kiện thành công – Vietlink Event
Tổ chức sự kiện từ lâu đã được xem là một phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp thực hiện việc xúc tiến, tiếp thị và quảng bá hình ảnh, thương hiệu. Doanh nghiệp sẽ truyền tải được chiến lược kinh doanh, hình ảnh, dịch vụ, sản phẩm của mình đến tận tay khách hàng thông qua việc tổ chức sự kiện.
Muốn tổ chức sự kiện thành công như mong đợi thì cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện như sau:
1. Nghiên cứu
Việc nghiên cứu các thông tin về sự kiện một cách kỹ lưỡng sẽ giúp bạn lên một kế hoạch thật chỉn chu và chi tiết nhất. Nhờ vậy sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, đạt được mục đích như ý muốn và thành công tốt đẹp.
Tất cả các sự kiện từ hội nghị – hội thảo, tri ân khách hàng, khánh thành, khai trương, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm ngày thành lập, tân niên – tất niên,… cần người tổ chức sự kiện phải nắm rõ được một số thông tin cơ bản sau:
- Xác định ngân sách để tổ chức sự kiện
- Lựa chọn địa điểm phù hợp
- Xác định được đối tượng khách tham gia và số lượng cụ thể
- Tiến hành các hoạt động truyền thông, quảng bá PR để thu hút khách tham dự sự kiện
- Xác định chính xác thông điệp sự kiện muốn truyền tải
2. Xây dựng chủ đề của buổi sự kiện
Ý tưởng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến sự thành công của sự kiện, và việc để lại ấn tượng và hiệu ứng cho khách tham dự tốt hay không. Bạn đã biết điều này chưa, sự thành bại của ý tưởng tổ chức sự kiện được quyết định bởi cảm hứng.
Khi ngân sách sự kiện lớn và cần nhiều không gian ấn tượng, thu hút thì người tổ chức sự kiện (Event Planner) sẽ càng được thỏa sức sáng tạo, thiết kế và thể hiện được khả năng của mình nhiều hơn.
Trên thực tế, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy chỉ đếm trên đầu ngón tay mà thôi. Đa số các Event Planner đều phải giới hạn ý tưởng của mình do ngân sách của sự kiện bị giới hạn và do các yêu cầu của khách hàng. Vì thế mà sau một thời gian dài sáng tạo, người tổ chức sự kiện thường rơi vào tình trạng ý tưởng ngày một cạn kiệt.
Muốn các Event Planner nhanh chóng có cảm hứng, lấy lại được ý tưởng tổ chức sự kiện thì có thể tham khảo một số phương thức sau:
- Thời gian và không gian: Tùy vào thói quen của mỗi đối tượng khác nhau: Có người thì thấy tự mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Có người thì đầu óc thư giãn, thoải mái mới đưa ra được ý tưởng hay nhưng cũng có nhiều người phải có sức ép về thời gian và tiến độ mới đưa ra được ý tưởng.
- Thông qua các chuyến khảo sát thực tế hay nghỉ dưỡng kết hợp với quá trình thu nhặt ý tưởng bạn hoàn toàn có thể đưa ra được những ý tưởng mới lạ của riêng mình.
- Không chỉ vậy, chính trong cuộc sống thường nhật cũng có thể khơi nguồn ra được nhiều ý tưởng hay và độc đáo. Thông qua một bức tranh ấn tượng bạn có thể sáng tạo ra nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình hay từ kiến trúc độc đáo của ngôi nhà bất kỳ bạn cũng có thể có được ý tưởng tạo dựng sân khấu. Có thể thấy, từ chính các vật dụng, hiện tượng, hình ảnh bạn quan sát trong cuộc sống hàng ngày đều có thể khơi nguồn cảm hứng cho các ý tưởng ấn tượng ra đời.
3. Thiết kế bộ nhận dạng sự kiện
Sau khi khách hàng chấp nhận proposal thì điều cần làm đó là thiết kế tất cả các material phục vụ sự kiện như: thư mời, băng rôn, sân khấu, photo booth, kệ trưng bày sản phẩm, phướn, standee, …. Và tiến hành thực hiện quy trình tổ chức sự kiện theo các bước lần lượt như:
- Mang các thiết kế vào phối cảnh của địa điểm tổ chức.
- Phân chia công việc và thời gian phải hoàn thành.
- Tiến hành trao đổi, làm việc với các đơn vị đối tác, các cơ quan báo chí, người nổi tiếng, MC,……
- Trao đổi chi tiết công việc với địa điểm tổ chức (khách sạn, building, nhà thi đấu, …)
- Thực hiện việc in ấn và sản xuất những material sự kiện.
4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Ở bước này kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được chia ra thành nhiều mục tiêu chi tiết nhất. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thì bạn cần quan tâm một số vấn đề sau:
- Ngân sách dự kiến
- Nhân sự phục vụ sự kiện: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên phụ trách sự kiện, nhân viên của nhà hàng, nhân viên tiệc, nhân viên hỗ trợ đoàn,…
- Thiết bị được dùng trong sự kiện: Màn hình Led, máy chiếu, đèn, hóa trang trí, máy tính, set up bàn tiệc, backdrop, standee, rèm, hộp bốc thăm, loa, cửa, ly cốc, nước uống,…
- Phương thức vận chuyển: ô tô
- Dự đoán, dự trù và kiểm soát rủi ro: Số lượng khách mời vượt quá dự kiến, khách mời đến trễ, rủi ro về kỹ thuật,…để có phương án dự trù giải quyết nhanh chóng.
5. Thực hiện kế hoạch
Để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện một cách hoàn hảo thì bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình sự kiện, để thực hiện sẽ mất ít nhất 2 tuần cho quá trình chuẩn bị. Các hạng mục trong sự kiện thường sẽ có: Phát tờ rơi, in banner, quà tặng, thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa,…Để hạn chế tất cả các sự cố có thể xảy ra, người tổ chức cần phải kiểm soát chặt chẽ ở bước này.
6. Dàn dựng sự kiện
Khoảng 1 – 2 ngày trước khi sự kiện được tổ chức, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện thật chu đáo. Ở giai đoạn này, bất kỳ một sự sai sót nào cũng có thể làm ảnh hưởng xấu đến sự kiện. Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện của chúng tôi thì cần phải có sẵn bảng tổng hợp các công việc cần làm để dựa vào đó dễ dàng theo dõi được tiến độ thực hiện. Cũng như đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra thành công tốt đẹp như mong đợi.
7. Tiến hành thực hiện chương trình
Thời điểm bắt đầu thực hiện chương trình là ví dụ minh chứng cụ thể cho thấy cách tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Bạn vẫn cần phải thực hiện việc giám sát, điều chỉnh nhân sự cũng như xử lý các sự cố có thể phát sinh trong sự kiện sau khi kế hoạch được lập xong, chuẩn bị và chạy chương trình.
8. Kết thúc sự kiện
Trong quy trình tổ chức sự kiện phần cuối cùng chính là công tác sau sự kiện:
- Sự kiện kết thúc, tiến hành vận chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch cụ thể để kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụng tái sử dụng.
- Họp rút kinh nghiệm: Khi event kết thúc, để cùng nhau rút kinh nghiệm cho các sự kiện sắp tới mỗi bộ phận trong nội bộ công ty tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện.
Trình tự công việc của đơn vị tổ chức sẽ là như vậy dù cho đó là sự kiện khai trương cửa hàng, lễ khởi công động thổ, hội nghị khách hàng, lễ thành lập công ty, chương trình ca nhạc, trình diễn thời trang truyền hình trực tiếp, hay họp báo, ra mắt sản phẩm mới,…
Hy vọng với những chia sẻ về các bước tổ chức sự kiện ở trên có thể giúp ích cho mọi người có được cái nhìn tổng quát, toàn diện về việc tổ chức sự kiện. Từ đó, giúp ích cho bạn tổ chức được sự kiện chỉn chu, trọn vẹn và thành công mĩ mãn. Chúc bạn xây dựng được một quy trình tổ chức sự kiện thành công!
Bài viết 8 bước tổ chức sự kiện thành công – Vietlink Event đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Vietlink Event.
source https://vietlinkevent.vn/quy-trinh-to-chuc-su-kien/
Nhận xét
Đăng nhận xét