Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty đầy đủ, chi tiết
Lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện đặc biệt quan trọng của các doanh nghiệp, công ty. Vì vậy việc lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là cực kỳ cần thiết. Thường thì các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn sẽ tổ chức lễ kỷ niệm sinh nhật công ty vào các dịp như 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm,…
Buổi lễ này là dịp để công ty ôn lại, tri ân, đánh dấu cũng như đánh giá về hành trình phát triển, các kết quả đạt được. Không chỉ vậy, đây cũng là dịp để kết nối ban lãnh đạo với toàn thể nhân viên để cùng nhau cố gắng hơn ở chặng đường phát triển mới. Hãy cùng xem các bước dưới đây để tạo ra bản kế hoạch hoàn hảo nhất.
1. Mục đích, mục tiêu của sự kiện
Dù là sự kiện nào thì việc đầu tiên cần làm trước khi tổ chức sự kiện đó chính là xác định lại mục đích, mục tiêu để có thể định hướng một cách chính xác cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch cũng như triển khai chương trình suôn sẻ nhất.
Ở bước này thường thì bộ phận tổ chức sự kiện sẽ trao đổi với ban lãnh đạo công ty trực tiếp để dễ dàng hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đạt được ở sự kiện.
2. Xác định thời gian tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
Việc xác định thời gian chính xác, chuẩn bị thời gian cho vừa vặn nhất là điều cần thiết để kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty được diễn ra như mong muốn. Trước khi tổ chức sự kiện thì cần phải chuẩn bị các vấn đề như trang trí, sắp xếp cho khách tham dự chỗ ngồi, tập dượt chương trình trước như:
- Xác định thời gian diễn ra khai mạc.
- Thời gian làm lễ và phát biểu trước khi diễn ra tiết mục biểu diễn.
- Trao quà tri ân
- Gửi thiệp mời cho khách tham dự
Tưởng chừng việc gửi thiệp mới rất đơn giản nhưng trên thực tế lại có những yêu cầu và đòi hỏi về nội dung với các chú ý đặc biệt. Chúng ta cần phải chuẩn bị sao cho bài viết trong thiệp mời đầy đủ ý, cô đọng và súc tích nhất. Điều này phải làm sau khi chúng ta đã lên kế hoạch cụ thể về ngày, giờ cho lễ kỷ niệm thành lập công ty.
Để thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng, công ty cũng cần gửi giấy mời cho nhân viên. Đối với khách mời hay đối tác của công ty thì cần chủ động mời sớm hơn 1-2 tuần để họ có thời gian chuẩn bị thời gian, công việc và để tham dự buổi lễ kỷ niệm công ty bạn đúng giờ nhất.
3. Dự trù kinh phí tổ chức
Để dự trù kinh phí tổ chức phù hợp nhất bạn cần phải dựa vào các cột mốc sự kiện và quy mô của chương trình. Muốn phân bổ chi phí cân đối nhất và tránh các khoản chi phí phát sinh một cách tối đa thì bạn cần phải tính toán các hạng mục một cách chi tiết, kỹ lưỡng.
4. Chuẩn bị quà tặng, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm
- Muốn tiết mục trao tặng quà tri ân nhân viên hay khách mời trong buổi lễ thật ý nghĩa và đáng nhớ thì công ty nên chuẩn bị tất cả trước. Công ty nên đặt các vật phẩm như hoa, các tiết mục văn nghệ (nếu có), âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi, banner sự kiện,…Ở các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập sẽ đầy đủ, chu đáo và hợp lý hơn.
- Quà tặng sẽ tùy thuộc vào chi phí của công ty, doanh nghiệp. Nhưng hầu hết sẽ là những ấn phẩm mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp. Để tăng thêm phần thú vị cho tiết mục trao quà tăng thì công ty có thể kết hợp thêm các chương trình trò chơi may mắn.
- Ngoài ra, thức ăn phục vụ cho lễ kỷ niệm công ty cũng rất quan trọng. Yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm luôn phải được đảm bảo và đề cao. Các món ăn cũng cần đa dạng để đáp ứng cho tất cả khách mời.
5 . Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện
Công ty sẽ dựa vào đối tượng tham dự sự kiện cũng như quy mô để chọn cho mình hình thức tự tổ chức với quy mô nhỏ và trong phạm vi nội bộ.
Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp thường sẽ hợp tác với các agency để tiết kiệm nguồn lực (chi phí, thời gian,…) và đảm bảo sự thành công của sự kiện do tính chất, mục đích, ý nghĩa quan trọng của sự kiện này. Hơn nữa, các agency chuyên nghiệp đã quen lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ giúp hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy đến trong sự kiện nhờ vậy mà buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp như mong đợi.
6. Xây dựng kịch bản tổng thể chương trình lễ kỷ niệm
Bạn cần phải chuẩn bị cũng như lựa chọn kịch bản sao cho phù hợp để giúp sự kiện diễn ra thành công. Bên cạnh đó, luôn phải chuẩn bị thêm phương án dự phòng để có thể back up và tránh tối đa những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức.
7. Nhân sự tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty đòi hỏi sự hỗ trợ của các nhân sự ở nhiều vị trí khác nhau như: Đạo diễn sự kiện, lễ tân, MC, phục vụ, cameramen, trang trí sân khấu, nhân viên kỹ thuật, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật,…
Với với vấn đề nhân sự, lời khuyên thật lòng dành cho bạn chính là nên lựa chọn một công ty chuyên về sự kiện có kinh nghiệm, chuyên môn, chuyên nghiệp để chất lượng được đảm bảo tốt nhất.
Còn hệ thống trang thiết bị cho buổi lễ kỷ niệm như ánh sáng, âm thanh, pháo hoa, màn hình led, màn chiếu,…Bạn có thể thuê ở đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc dùng gói dịch vụ trọn gói lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty bao gồm cả đạo diễn chương trình, thiết bị và người lắp đặt của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
8. Truyền thông cho sự kiện
Phạm vi hoạt động truyền thông cho sự kiện tương đối rộng như: Gửi thư mời, thông cáo báo chí, đăng tin tức trên những phương tiện truyền thông.
Ngoài cờ, banner, bandroll,…là các hạng mục truyền thông quen thuộc thì doanh nghiệp còn có thể sử dụng khá nhiều kênh truyền thông trực tuyến để quảng bá như mạng xã hội, website, trang thông tin trực tuyến,…
9. Timeline cho từng hạng mục công việc
Người tổ chức sẽ dựa trên kịch bản tổng thể để xác định nội dung thực hiện một cách rõ ràng cùng với đó là xác định các mốc thời gian cho từng hạng mục sự kiện chính xác. Điều này sẽ giúp các hạng mục được đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, dễ dàng theo dõi và kiểm tra hơn.
10. Tổng duyệt chương trình lần cuối
Khi các điều kiện để tổ chức buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty đã đầy đủ thì bạn cần kiểm tra thêm một lần nữa toàn bộ những vấn đề điều này sẽ giúp buổi lễ trọn vẹn, suôn sẻ, thành công và ý nghĩa hơn.
Khi kiểm tra cần lưu ý dự đoán các sự cố có thể xảy ra, xem đã theo đúng timeline chưa. Thông thường, so với khi thực hiện chính thức ở trên sân khấu, tâm lý của các buổi tổng duyệt sẽ thoải mái hơn và thực hiện tốt hơn.
Với những chia sẻ ở trên hy vọng bạn đã tìm được cách lập kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty hiệu quả và giúp chương trình diễn ra thành công hơn mong đợi. Nếu bạn đang mong muốn tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín đừng bỏ qua Vietlink Event. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ tận tình và kịp thời nhất.
Bài viết Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty đầy đủ, chi tiết đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Vietlink Event.
source https://vietlinkevent.vn/ke-hoach-to-chuc-le-ky-niem-thanh-lap-cong-ty/
Nhận xét
Đăng nhận xét