Kế hoạch tổ chức lễ khởi công chi tiết cho doanh nghiệp
Tương tự như lễ động thổ, tổ chức lễ khởi công cũng là một sự kiện đặc biệt quan trọng của các doanh nghiệp khi bắt đầu một hạng mục hay xây dựng công trình mới. Mục đích của việc tổ chức buổi lễ là cầu mong việc thi công công trình luôn suôn sẻ và thông báo cho tất cả khách mời về dự án công trình sắp đi vào xây dựng.
Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khởi công một cách chi tiết, cụ thể, chỉn chu và nhanh nhất có thể để sự kiện, chương trình được diễn ra trọn vẹn và thành công nhất. Để giúp bạn hiểu hơn về kế hoạch tổ chức lễ khởi công, Vietlink sẽ chia sẻ các kinh nghiệm trong bài viết này.
1. Xin giấy phép tổ chức lễ khởi công
Việc chủ đầu tư, chủ doanh nghiệp xin các cơ quan có thẩm quyền để được phép tổ chức lễ khởi công là điều thực sự cần thiết. Không chỉ giúp quá trình tổ chức lễ khởi công diễn ra suôn sẻ, thành công mà có giấy phép này thì công tác xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khởi công sau này cũng diễn ra thuận lợi hơn.
2. Lập danh sách khách mời tham dự lễ khởi công
Dù là ở bất kỳ một sự kiện nào, khách mời vẫn luôn là yếu tố mang tính quyết định sự thành công của buổi lễ. Kế hoạch thật ra chỉ là ý tưởng, chính từng khách mời mới là người tạo nên kết quả cho ý tưởng đó. Buổi lễ này chính là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp, công ty có thể tiếp cận ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Vì thế, các vị khách mời quan trọng cần được lên danh sách một cách cụ thể, đầy đủ, tránh sai sót. Sau khi lên xong danh sách khách mời, vị trí ngồi cũng cần phải sắp xếp sao cho hợp lý để đảm bảo lễ khởi công được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp nhất.
3. Lập danh sách nhân sự cho buổi lễ khởi công
Con người luôn là yếu tố được quan trọng nhất dù là trong bất cứ công việc nào. Khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, người quản lý cần phải lên danh sách cụ thể và biết cách sắp xếp phù hợp với chuyên môn của từng nhân lực.
Số lượng nhân sự tham gia cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng. Bởi nếu số lượng người tham gia quá đông sẽ khó sắp xếp, khó kiểm soát trong khâu tổ chức. Còn nếu số lượng người quá ít thì sẽ khiến doanh nghiệp phải tốn chi phí nhiều cho việc thuê nguồn nhân lực bên ngoài. Do đó, cần phải chủ động lên danh sách nhân sự sao cho vừa đủ đây là điều quan trọng để giúp chương trình lễ khởi công được diễn ra trọn vẹn, suôn sẻ và mang lại hiệu quả tốt nhất.
Bên cạnh danh sách nhân sự của lễ khởi công, người quản lý cũng cần phải biết rõ danh sách các khách mời đến tham dự chương trình. Điều này giúp bạn có thể dự trù được thêm một số hạng mục hoặc bố trí nhân lực phù hợp để phục vụ khách mời tốt nhất.
4. Lên danh sách các công việc cần thực hiện trong lễ khởi công
Người quản lý giỏi khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công cần phải biết tính toán và ghi chép lại toàn bộ các công việc cần thực hiện. Nhờ vậy, sẽ đánh giá được đâu là việc quan trọng hơn và cần chú trọng nhất. Nên tập trung nhân lực và làm trước các việc quan trọng để hiệu quả được đảm bảo.
Muốn có một chương trình thật sự chất lượng thì cần rất nhiều yếu tố khác nhau. Người quản lý sẽ phải phân chia nhân sự, công việc, tính toán ngân sách sao cho phù hợp với nguồn nhân lực. Đồng thời, để phân chia công việc hợp lý đòi hỏi người quản lý phải nắm được thế mạnh của từng nhân sự.
5. Thời gian cho các hạng mục
Trong việc lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công thì một yếu tố cực kỳ quan trọng đó chính là thời gian. Trên thực tế, cần sẽ phải tốn khá nhiều thời gian chuẩn bị để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải tốn kém một khoản chi phí khá lớn nếu như công tác chuẩn bị của sự kiện quá mất thời gian, kéo dài. Ngược lại, các sai sót là điều khó tránh khỏi nếu như thời gian dành cho khâu chuẩn bị quá ngắn, gấp rút. Do đó, việc phân bổ thời gian phù hợp cho từng hạng mục là điều rất quan trọng.
Để tránh xảy ra tình trạng chậm trễ trong quá trình tổ chức, người quản lý cần nắm rõ thời gian hoàn thành của mỗi hạng mục và biết cụ thể nhân sự chịu trách nhiệm cho hàng mục đó.
6. Đồ dùng cần thiết cho buổi lễ khởi công
Khi xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khởi công, không thể thiếu các dụng cụ, thiết bị và đồ dùng thiết yếu cho buổi lễ. Phần “lễ” chính là phần cần dùng các vật dụng cần thiết trong lễ khởi công – động thổ.
Đối với lễ động thổ đó là khi chủ công trình, chủ đầu tư xúc cát còn ở lễ khởi công là ấn nút để đánh dấu công trình sắp bắt đầu thi công. Để làm được điều này thì buộc phải có những đạo cụ đi kèm như: Bao tay, hộc cát, xẻng (nút ấn),…Các vật dụng này trên thực tế sẽ mang tính hình thức nhiều hơn chứ không phải mang tính bảo hộ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị cho khách mời đầy đủ những thiết bị như bàn, ghế, hoa tươi để bàn, nước uống,….Doanh nghiệp nên lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công chu đáo để tránh xảy ra sự cố, nhầm lẫn, thiếu sót khi tổ chức lễ khởi công.
7. Kiểm tra tổng duyệt kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Kiểm tra tổng duyệt là một bước khá quan trọng mà người lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ thường hay bỏ qua. Bước này sẽ giúp quá trình chuẩn bị được đảm bảo và thực hiện suôn sẻ như mong đợi.
Ở bản kế hoạch tổ chức lễ khởi công, người quản lý cần tính tới ngày tổng duyệt toàn bộ các hạng mục sao cho phù hợp. Thời gian tổng duyệt càng sớm thì doanh nghiệp có thể kịp thời sửa chữa những vấn đề sai sót trong quá trình lên kế hoạch tổ chức.
Đối với doanh nghiệp, việc lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công thật sự rất cần thiết. Bởi kế hoạch được ví như “bộ khung” của quá trình tổ chức sự kiện. Các doanh nghiệp sẽ tránh được các sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức nhờ việc lên kế hoạch cẩn thận, chi tiết.
Với những chia sẻ về việc lên được kế hoạch tổ chức lễ khởi công tận tình, chi tiết nhất ở trên hy vọng các doanh nghiệp sẽ biết cách tổ chức một buổi lễ khởi công. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, công sức trong việc tổ chức và muốn đảm bảo sự kiện lễ khởi công diễn ra thành công như mong đợi, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Vietlink Event với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ giúp buổi lễ của quý khách được diễn ra thành công tốt đẹp.
Bài viết Kế hoạch tổ chức lễ khởi công chi tiết cho doanh nghiệp đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Vietlink Event.
source https://vietlinkevent.vn/ke-hoach-to-chuc-le-khoi-cong/
Nhận xét
Đăng nhận xét